Réunions collaboratives : un rôle de scribe fait pour moi ; des rapports à dévorer...
J'ai beau être une indépendante et heureuse de l'être, je trouve toujours mon plaisir à intégrer des équipes et à travailler à plusieurs. C'est une des raisons qui me font participer activement au projet Épicentre Factory, le tiers-lieu clermontois dédié à l'économie collaborative. On y côtoie tout plein d'autres personnes talentueuses et passionnées, aux compétences complémentaires ; on s'y crée des complicités pour constituer, à l'occasion, des équipes choisies sur des projets choisis. Quand une collaboration se met en œuvre dans de telles conditions, le résultat a de fortes chances d'avoir la saveur et l'efficacité nécessaires à une pleine réussite.
Pour cette fois, c'est la Direction du Développement social et urbain de la Ville de Clermont-Ferrand qui nous sollicite. Il s'agit d'animer des réunions collaboratives, avec une quarantaine de personnes d'horizons divers, pour déterminer comment coordonner tous les organismes qui à Clermont décernent des distinctions et prix mettant en lumière des talents de toutes sortes.
Le gâteau et ses cerises
L'équipe réunie sous la bannière du Damier et de sa directrice Nathalie comprend aussi Emmanuelle, notre spécialiste des réunions collaboratives, et les membres du Damier qui pourront réaliser la partie numérique de l'opération ou la captation des séances.
Quant à moi, en ce 5 juillet, j'ai eu pour cadeau d'anniversaire la charge de générer les notes et photos à partir desquels je dois fournir, dans des délais assez brefs (moins d'une semaine) un rapport le plus fin et précis possible sur ce qui s'est dit, a été pensé ou a émergé des quelque quatre heures de brainstorming.
De petits groupes constitués pour un world café en plénières où se font les restitutions, moments de pause ou de circulation, je jongle entre l'appareil photo, l'ordinateur et les notes manuscrites. Je ramène aussi dans ma besace une quinzaine de pages de paperboard bien remplies. Et quelques documents supplémentaires comme les feuilles d'émargement ou le diagnostic préalable.
Alors que pour la plupart des participants, le buffet servi à midi constitue la conclusion de cette matinée très dense, le travail, pour moi, ne fait que commencer.
Pour ce rapport que je viens de terminer, mon objectif n'est pas seulement de rendre compte fidèlement des idées échangées. Je me donne volontairement des objectifs supplémentaires :
- Faire en sorte que mon travail soit agréable à lire, en soignant la mise en page, les titres, les choix de couleurs ; en veillant à alterner textes et encadrés, à mettre en évidence le plus important ; en mettant du vide ou au contraire de la densité là où il faut. En résumé, en réalisant un document vivant et attirant.
- Donner aux participants (et aux absents) l'impression de retrouver l'atmosphère et l'état d'esprit de la réunion, par l'ajout de photos, la mise en exergue de propos pris sur le vif, le rappel des règles du jeu de chaque temps de travail...
- Et enfin, grâce à plusieurs relectures attentives et à la vérification de chaque nom, fait ou donnée, apporter une rigueur aussi bien dans le fond que la forme, la précision de l'orthographe, de la syntaxe, de la typographie...
Autrement dit, trois cerises sur le gâteau qui ne sont pas seulement là pour faire joli ou pour flatter mon ego. Ce sont des gages de crédibilité et d'adhésion qui ont vocation à contribuer à l'adhésion des participants, un enjeu capital lorsqu'il s'agit de faire travailler ensemble des participants qui ne se connaissent pas forcément et n'ont pas toujours l'habitude de nos méthodes peu orthodoxes...
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